Modul 2: Formulér vilkårs- og mulighedsrummet
Modulets indhold
Tid: 30-50 minutter (eksklusiv forberedelse)
Indhold: Proces til formidling af vilkårs- og mulighedsrummet for indflydelse og spørge-svar-seance med medarbejderne.
Aktivitet:
A) Gør jeres vilkårs- og mulighedsrum præsentationsklart – tydeligt, visuelt og let at læse for alle under formidlingen.
B) Træn en kort, fokuseret formidling og forbered jer på at facilitere en spørge-svar-seance, hvor alle får mulighed for at stille spørgsmål og få afklaring.
Det står I med bagefter: En klar plan for, hvordan I vil gennemføre formidlingen af vilkårs- og mulighedsrummet og facilitere en proces, hvor I får øje på det uafklarede og skabt en fælles forståelse.
Hvorfor give plads til formidling og spørgsmål?
Formålet med dette modul er ikke kun at formidle, men også at opdage og afklare misforståelser og ubesvarede spørgsmål samt sikre en fælles forståelse, hvor alle – ikke blot nogle få – kommer på banen med deres spørgsmål.
Der er to måder at se formidlingen på:
I en 1-vejsformidling antages det, at alt bliver forstået, som det blev sagt:
- alle hører alt
- alle husker alt
- ingen misforståelser opstår
Men I virkeligheden er kommunikation næsten altid 2-vejs:
- vi hører og forstår forskelligt
- der opstår misforståelser og spørgsmål
- nogle får ikke sagt det, de undrer sig over
Så hvordan sikrer vi, at:
- alle har forstået det som skulle forstås
- får misforståelser udryddet
- vi opdager relevante ubesvarede spørgsmål
- alle - ikke blot nogle få - kommer på banen med deres relevante spørgsmål
Det gør vi ved at formidle vilkårs- og mulighedsrummet ansigt til ansigt og facilitere en spørgsmål-svar-seance.
Forbered formidlingen af vilkårs- og mulighedsrummet (20-40 min.)
Fold alle ud
Sørg for, at det udfyldte vilkårs- og mulighedsrum, er klar til at blive præsenteret for resten af arbejdspladsen.
Aftal om det skal fremvises på en skærm, et whiteboard eller andet. Det vigtige er, at det er visuelt, læsbart og understøtter jeres formidling. Det gør det lettere for deltagerne at huske pointer og holde sig på sporet.
Træn formidlingen af vilkårs- og mulighedsrummet.
- Når I træner formidlingen, bliver I specifikke og skarpe på, hvad der skal siges. Det kan klares på under 10 minutter, da for mange ord slører budskabet og gør det svært at huske, hvad der er blevet sagt, og hvad der er relevant. Det er vigtigt at give plads til en spørge-svar-seance, der giver mulighed for at opfange ubesvarede spørgsmål og misforståelser samt afstemme, hvad der er blevet hørt.
I kan passende træne processen nedenfor på forhånd. Det kan gøres ved, at en af jer formidler, mens de andre noterer nogle af de opklarende spørgsmål, som I kan forestille jer at få. På den måde kan I finpudse jeres oplæg og træne håndteringen af spørge-svar-seancen.
Proces til formidling og håndtering af spørge-svar-seance (30-50 min.)
Fold alle ud
Start med at formidle vilkårs- og mulighedsrummet, mens medarbejderne noterer opklarende spørgsmål.
Brug max 10 minutter på formidlingen. Sørg for, at alle har noget at skrive med og på.
Medarbejderne deler opklarende spørgsmål med hinanden i grupper
Del medarbejderne op i grupper og giv dem følgende instruktioner: 1) Udpeg en, der tager tid, 2) Læs kort jeres spørgsmål op for hinanden (15 sekunder pr. person), 3) Bliv enige om, hvilke spørgsmål, der skal overleveres skriftligt og deles i plenum.
De opklarende spørgsmål samles ind, og der skabes overblik
Hold evt. 10 min. pause, imens I danner jer et overblik, inden der svares. Ved eventuel tvivl om spørgsmål, kan det afklares i pausen – men husk ikke at begynde at drøfte eller svare på spørgsmålene.
Spørgsmål besvares i plenum
De spørgsmål, der kan svares på, bliver besvaret. Hvis der er spørgsmål, der endnu ikke kan besvares, fortæller I hvordan og hvornår, I vender tilbage med svar.