Tema 1: Klarhed om vilkår og muligheder for indflydelse i arbejdet
Indhold
Formål:
At skabe et fælles sprog for de faste rammer og vilkår for arbejdet, som er inden for ledelsens styring, samt tydeliggøre, hvor og i hvilken grad der er mulighed for medarbejderindflydelse.
Værktøjer:
Værktøj 1: Vilkårs- og mulighedsrummet
Det står I med bagefter:
Et udfyldt vilkårs- og mulighedsrum, som skal formidles mundtligt og visuelt til medarbejderne, samt viden om hvilke grader af indflydelse, der er passende i konkrete forandringer.
Del 1: Skab klarhed over vilkår og muligheder
Når I sammen bliver skarpe på og kender det, der ligger fast og ikke kan påvirkes i arbejdet, bliver det nemmere at se og få det fulde udbytte af medarbejdernes mulighederne for indflydelse. Formålet med dette tema er ikke at finde selve løsningerne (endnu), men at skabe et fælles afsæt.
Lederen har en særlig opgave i at formulere og sætte retning inden for de faste rammer og vilkår for arbejdet og dermed undgå uklarhed om, hvor grænsen for indflydelse går. Samtidig har både medarbejdere og ledere et fælles ansvar for at forstå og udfolde mulighederne for indflydelse inden for de givne rammer.
Formulering af vilkår og muligheder for indflydelse kan ske gennem modellen vilkår- og mulighedsrummet, der understøtter:
- fælles klarhed om vilkår og mulighed for indflydelse, hvor ledelsen har det overordnede ansvar for styringen, men forståelsen af rammen skabes i fællesskab
- balance mellem styring og indflydelse, så indflydelsen bliver konkret, reel og uden pseudoinddragelse, hvor løsninger er givet på forhånd.
- tydelige rammer, inden for hvilke der kan udvikles legitime løsninger, der både giver mening og kan gennemføres i praksis.
I Værktøj 1: Vilkår- og mulighedsrum finder I:
- spørgsmål, der hjælper jer til at blive skarpe på vilkår og muligheder for indflydelse
- en proces for formulering af vilkår- og mulighedsrummet
- en skabelon, som kan udfyldes i fællesskab.
Vilkårs- og mulighedsrummet
Del 2: Kend og vælg den rette grad af indflydelse
Det er vigtigt at kende de forskellige grader af indflydelse – og finde ud af, hvilken grad der er mest hjælpsom til den specifikke forandring, man står overfor. Ved at træffe og formidle et bevidst valg om graden af indflydelse kan oplevelsen af pseudoinvolvering modvirkes, og en effektiv anvendelse af medarbejdernes tid og viden kan sikres.
Nedenfor uddybes fire grader af indflydelse, og de overvejelser, der er gode at gøre sig, når man skal vurdere hvilken grad af indflydelse, en forandring kalder på.
Ny tekst, der skal indskrives/samskrives med ovenstående:
Der skal udvikles en løsning. Spørgsmålet er hvilken fordeling af leder-medarbejderindflydelse I er klar til på det specifikke emne. Formålet er, at du som leder - gerne sammen med Trio - afklarer, hvorvidt du/I har mulighed for at øge indflydelsesgraden. Og om det er relevant.
En arbejdsplads der ofte bruger høje grader af rammesat indflydelse (grad 3 og 4) på emner medarbejderne oplever er relevante, er i forskningen forbundet med øget trivsel, bedre opgaveløsning og resultater. Folk har lyst til at blive på arbejdspladsen og anbefale den til andre.
Intro til værktøjet:
Formålet med dette værktøj (2) er at hjælpe jer med at vælge den indflydelsesgrad, der passer bedst til opgaven, medarbejdernes forudsætninger og den tid, I har til rådighed.
Grader af indflydelse
Tips til at vælge den rette grad af indflydelse
Fold alle ud
1 - Ingen indflydelse
Overvej, når:
- der er én relevant løsning, som er fastlagt og ikke kan ændres.
- medarbejderne ikke har – og ikke kan opnå – nødvendig viden til at bidrage relevant.
- medarbejderne ikke oplever emnet som relevant, men en løsning kræves (fx grundet nye regler/krav).
- hurtig handling er nødvendig, fx for at undgå skade på arbejdspladsen, og et eller flere punkter overfor gælder.
2 - Begrænset indflydelse
Overvej, når:
- der findes gennemprøvede løsninger, som kan bruges direkte eller tilpasses lokalt.
- en mindre gruppe kan udvikle løsninger på vegne af mange for at bruge tiden effektivt.
3 - Fælles udvikling af løsninger
Overvej, når:
- der ikke findes kendte eller afprøvede løsninger på problemstillingen.
- arbejdsfællesskabet sammen kan skabe bedre og mere relevante løsninger.
- ledelsen ønsker at vælge mellem flere forslag eller håndtere forskellige synspunkter.
4 - Fælles beslutning
Overvej, når:
- en mindre arbejdsgruppe udvikler løsninger på fællesskabets vegne for at spare tid.
- gruppen forventes at kunne blive enige om, hvilket forslag der skal afprøves.
Hvornår er hvilken grad af indflydelse relevant ud fra jeres erfaring?
- Hvornår, ud fra jeres erfaring, hvornår er det godt at bruge hvilken grad af indflydelse og hvorfor? Bliv gerne meget konkrete, og kom med eksempler på alle fire grader af indflydelse.
- Hvilken grad af indflydelse er mest relevant for den forandring, der skal arbejdes med?
- Hvorfor er netop denne grad af indflydelse passende?