Afprøvning, opfølgning og forankring af den valgte løsning
Indhold
Formål: At skabe fremdrift, læring og varig effekt, når nye løsninger afprøves i praksis, og sikre, at de fastholdes og udvikles over tid.
Værktøjer:
Værktøj 7: Korte opfølgningsmøder
Værktøj 8: Forankring af løsninger
Det står I med bagefter:
En plan for afprøvningsperiode og opfølgningsmøder, fælles metode til at følge op og justere løsningen samt handlinger, der sikrer varig forankring i hverdagen.
VIDENSGRUNDLAG
Fremdrift og motivation gennem afprøvning og opfølgning
Løsninger fungerer ofte godt på papiret, men møder udfordringer, når de skal udføres i praksis. Derfor er justeringer og genbesøg ofte nødvendige. Det er en god idé at afprøve løsningen i praksis i en afgrænset periode, fremfor straks at gøre den permanent, da det er lettere at skabe engagement og opbakning til en løsning, der afprøves (og eventuelt løbende justeres) i en tidsbegrænset periode. Det er særligt vigtigt, hvis løsningen ikke er alles favorit, eller hvis der er usikkerhed om dens effekt.
Hyppig opfølgning gennem korte opfølgningsmøder skaber fremdrift og motivation, mens stilstand og uløste problemer virker demotiverende. Opfølgningen sender også et klart signal om, at ledelsen fortsat prioriterer, at løsningen skal lykkes.
I Værktøj 7: Korte opfølgningsmøder får I:
- faciliteringstips til korte opfølgningsmøder samt en proces til at planlægge afprøvning og opfølgning.
Tommelfingerreglen er, at afprøvningen kan afsluttes og løsningen komme i drift, når 1) der ikke længere kommer nye, relevante forslag til justeringer, og 2) når løsningen fungerer godt nok til at skabe de ønskede resultater (jf. vilkårs- og mulighedsrummet).
Kriterier for gode opfølgningsmøder
Fold alle ud
Aktiv læring
Kendetegnes ved: Medarbejderne, der deltager i afprøvningen, er aktive i refleksionen over, hvordan løsningen virker i praksis, og bidrager med egne erfaringer og forslag.
Hvilket udelukker: At mødet bliver envejskommunikation, hvor lederen giver feedback, og medarbejderne passivt modtager den, hvilket hæmmer læring og ejerskab.
Hyppig opfølgning
Kendetegnes ved: Der følges op mindst hver 14. dag – og oftere i starten, hvor de fleste udfordringer opstår. Hyppige møder gør det lettere at justere løsningen, mens erfaringerne stadig er friske.
Hvilket udelukker: At problemerne hober sig op, og folk glemmer, hvad der skete, hvilket skaber stilstand og demotivation.
Fokus på fremdrift
Kendetegnes ved: Opfølgningen handler om at skabe bevægelse fremad. Mødet munder ud i konkrete beslutninger om, hvad der skal justeres, og hvem der gør hvad.
Hvilket udelukker: Beslutningsfri opfølgning – dvs. møder, hvor der tales meget, men intet bliver besluttet.
Fokus på det specifikke
Kendetegnes ved: Refleksionen tager udgangspunkt i konkrete hændelser og observationer fra afprøvningen. Det gør læringen målrettet og anvendelig.
Hvilket udelukker: At der tales i generelle vendinger eller drøftelse af emner, der ikke er direkte knyttet til den løsning, der afprøves.
Planlagt og faciliteret dialog
Kendetegnes ved: Opfølgningsmødet er struktureret og styret af en facilitator, så dialogen er fokuseret, og mødet ender i en klar beslutning om, hvad der skal justeres eller fastholdes.
Hvilket udelukker: At opfølgningen sker tilfældigt – fx gennem uformelle snakke ved kaffemaskinen uden struktur eller tydeligt formål.
VIDENSGRUNDLAG
Forankring og løsninger, der bliver ved med at leve
Forskningen viser, at kun 25–50 % af nye løsninger fortsat bliver brugt konsekvent 6–12 måneder efter implementering – selv når medarbejderne var glade for løsningen fra start. Det skyldes, at ny adfærd og nye rutiner kræver gentagelse over tid for at blive en fast del af praksis.
En løsning er forankret, når alle relevante medarbejdere fortsat bruger den i den aftalte form og kvalitet – og den skaber den forventede effekt, også 6–12 måneder efter, at den officielt er gjort til drift.
I Værktøj 8: Forankring af løsninger, får I:
- en proces til, hvordan løsninger kan forankres, så løsningen faktisk bliver brugt og forbliver en del af hverdagen, gennem en status-tjek-ind, der hjælper jer med at fastholde fokus, justere undervejs og understøtte forankring.
REFLEKSION
Overvej følgende:
- Hvordan går det med at bruge løsningen?
- Hvor ofte – og hvordan – bruger jeg/vi den?
- Hvilken effekt skaber den?